При организации контроля исполнения плановых заданий. Деятельность организации: планирование и контроль исполнения

25.08.2023

Контроль-это системное наблюдение за выполнением планов, заданий и результатами хозяйственной деятельности, обеспечение с помощью информации обратной связи с управляемым объектом. Учет и контроль необходимы для управления плановой, финансовой, производственной и трудовой дисциплины на предприятии. Контроль как основная функция менеджмента объединяет все виды управленческой деятельности, связанные с формированием информации о состоянии и функционировании объекта управления (учет), изучения информации о процессах и результатах деятельности (анализ), работой по диагностике и оценке процессов развития и достижения поставленных целей. Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Существует три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.

Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

В процессе контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

Первый этап процесса контроля - это установка стандартов, т.е. конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании.

На втором этапе сравнения показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

Следующий этап - измерение результатов - является обычно самым хлопотным и дорогостоящим. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать. Такими действиями могут быть изменения некоторых внутренних переменных системы, изменение стандартов или невмешательство в работу системы. Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.

Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен. Когда организации осуществляют свой бизнес на зарубежных рынках, функция контроля приобретает дополнительную степень сложности. Контроль на международном масштабе является особенно трудным делом из-за большого числа различных областей деятельности и коммуникационных барьеров. Результативность контроля можно улучшить, если периодически проводить встречи ответственных руководителей в штаб-квартире организации и за границей. Особенно важно не возлагать на иностранных управляющих ответственность за решение тех проблем, которые от них не зависят.

Формирование оптимальной организационной структуры, наиболее адекватно решающая поставленные задачи. Должна быть гибкой, манёвренной, решать главную цель предприятия.

Разработка системы мотивации, ориентированная на выполнение плановых заданий.

Формирование ресурсных потоков, в том числе финансовых, обеспечивающих реализацию плановых показателей.

Типы планирования.

Реактивное. Возврат к прошлому.

Инактивное или инертное. Предприятия будут развиваться как и раньше. В основном применяется для гостиничных комплексов.

Креативное. Упряждающее с учётом изменений внешних условий хозяйствования и поиска вариантов оптимального решения.

Интерактивное. Предполагает идеальное построение будущего с помощью системы целевых нормативов и идеального состояния внешней среды.

6. Организация и контроль выполнения плановых заданий

Контролинг , как новая концепция системного управления предусматривает обеспечение успешного функционирования предприятия в долгосрочной перспективе путём:

1. Адаптации стратегических целей к имеющимся условиям внешней среды.

2. Согласование оперативных планов со стратегическими с учётом приоритетности оперативных планов.

3. Координация и интеграция оперативных планов по структурным единицам с учётом приоритетных направлений развития.

4. Создание системы стимулирования работников по выполнению плановых заданий.

5. Создание системы контроля над использованием плана, корректировки их содержания и сроков реализации.

6. Адаптация организационной структуры управления к задачам и целям плана.

7. Разбиение процесса реализации плана на циклы с целью обеспечения возвратности планирования, контроля использования и принятия корректирующих решений.

8. Синхронизация целей предприятия и личностных целей предприятия с учётом конкретного вклада работника в достижение целей предприятия.

9. Обеспечение роста активов предприятия, как одного из важнейших средств достижения стратегических целей.

10. Непрерывная оценка (мониторинг) выполнения плановых заданий по наиболее значимым показателям.

11. Принятие решений об изменении направления развития с учётом проведённых планово-контрольных расчётов.

Этапы планирования в рамках цикла контролинга осуществляется по технологии встречных потоков, т.е в начале планирование производится сверху вниз, а затем встречный поток снизу вверх, поэтому одна из главных задач контролинга – это разработка методики корректировки плановых заданий, координации отдельных видов планов и формирования единого плана.

Отклонение факта от плана предусматривает анализ фактических данных по конкретным величинам и выработку мероприятий по устранению нежелательных отклонений, при этом каждый работник предприятия должен действовать самостоятельно по устранению отклонений в пределах определённой ему концепции. Организационные единицы при этом являются регулятором или объектами регулирования или одновременно и тем и другим.

Основные функции котролинга :

1. Информационная поддержка процесса планирования и корректировки планов с учётом изменяющихся условий внешней и внутренней среды.

2. Контроль за реализацией плановых заданий.

3. Оценка процесса и последствий принимаемых решений.

4. Выявление отклонения от план и подготовка рекомендаций по устранению причин. вызвавших эти отклонения.

В соответствии с функциями и задачами служба контролинга советует: «Как и когда планировать? Разрабатывать методы планирования и схему обработки информации, с также оценивать возможность реализации запланированных мероприятий.

Контроль реализации планов предполагает разработку методов ведения контроля в зависимости от вида плана, определённого места его проведения, способы передачи результатов контроля линейным руководителям, ответственным за выполнение плановых заданий, определение допустимых отклонений контрольных величин.

Служба контролинга взаимодействует со службами информатики, менеджмента, учётно-финансовыми службами.

В соответствии с тем, что контролинг управляет результатом, то необходимо, чтобы в организации службы контролинга явл.приоритетными в их взаимоотношении с другими службами.

Это предполагает повышение ответственности службы контролинга, обоснование методов корректировки деятельности предприятия и его подразделений.

Результаты контролинга находят свой выражение в планово-контрольных расчётах, под которыми понимается совокупность стоимостных показателей и механизмы их реализации, направленные на получение прибыли и поддержки необходимого уровня ликвидности.

8 .Разделы и показатели плана по труду и заработной плате, их характеристика .

Организац. структура, личностные характеристики и квалификация персонала – ключевые моменты для успеха малого бизнеса.

Известны 2 типа организации управления персоналом:

американский: индивидуальное принятие решений и инд.ответственность, специализация работника, быстрое продвижение по службе, найм работника на опред.время.

японский: коллективное принятие решений и отв-ть, неспециализированная деятельность, медленное продвижение, пожизненный найм.

Д.б. отражена политика в отношении ключевого персонала и определены способы изменения квалификации. Организационная структура (список должностей). Рекомендуется формировать под определенную команду.

Разделы плана:

Штатное расписание на основе произв. программы и организационной структуры).- численность и профессиональный состав

Обосновывается мотивация и система оплаты труда

Определяется годовой фонд оплаты труда и отчислений (ЕСН)

Возможные источники набора кадров и их переподготовки, повышение квалификации работников и затраты на них.

План социально-культурных мероприятий и расходы по нему.

Определяется окончательная сумма расходов на содержание труд. ресурсов (ЕСН + оплата труда + затраты на подготовку = текущие расходы.

К показателям пл-ия относится:

Объем выработки на 1 чел. исходя из нормы часов и интенсивности загрузки

Количество работников и их квалификационный состав с учетом организ. структуры, функционального назначения, нормы выручки на 1 чел., сменности работы персонала и коллективного договора.

Почасовая оплата труда с учетом тарифа и нормы времени

Сдельная оплата труда, исходя из норм выручки, трудоемкости и расценок за 1цу выполненных работ.

общее время работы персонала в неделю, месяц, год; расчет отпусков

расчет производительности времени

коэффициент полезности использования рабочего времени

фонд оплаты рабочего времени

фонд оплаты труда

средняя заработная плата на 1-го работника

фонд оплаты труда по разовым договорам

Необходимо стимулирование и мотивация труда

Решения

Ключевое значение в реализации управленческих решений имеет организация многопланового, последовательного и тщательного внутреннего контроля за выполнением намеченного.

Для текущего внутреннего контроля, проводимого руководящими органами организации, используются данные анализа, в том числе статистического, материалы оценки качества выполнения планов, исполнения бюджетов и т.д. Задача контроля состоит в квалифицированном определении предела допустимых отклонений; все отклонения требуется зафиксировать и устранить.

Повседневный, последовательный, глубокий контроль за работой каждого сотрудника и всей управленческой «команды» в целом является важным элементом менеджмента. Без обеспечения подобного контроля невозможно добиться слаженных действий коллектива в реализации миссии фирмы, осуществления программ ее стратегического развития.

Контрольная функция руководства наиболее результативно осуществляется менеджером путем совместного с сотрудниками анализа результатов его работы, поиска причин неудач, обучение, передача опыта.

Подобный контроль позволяет систематически уточнять, корректировать и совершенствовать функции, должностные обязанности каждого работника. Особенно эффективно, если контролирующий не прямо высказывает свое мнение о просчетах в работе, а подводит к этому самого работника. В этом случае упущение в реализации решений руководителя устраняются быстрее, и, значит, такой контроль выступает важным фактором развития.

Существуют достаточно детально разработанные принципы организации исполнения управленческих решений. Особая роль отводится менеджеру, который призван разделить общую программу действий по реализации решения на отдельные звенья и распределить ее между конкретными исполнителями, как групповыми, так и индивидуальными. Существо задачи – это доведение до каждого исполнителя всех деталей поставленной задачи организация подготовки исполнителей к выполнению намеченного, создание условий для них, стимулирующих творческое, добросовестное отношение к выполнению задания, а также разъясняется не только суть, но и окончательная цель задания.

Особое место занимает эффективное использование всех возможностей контроля за реализацией поставленной задачи. Основные функции контроля : диагностика реального положения дел, правильное ориентирование исполнителей на конечный результат, осуществление при необходимости корректировки действий. Особая функция контроля – в определении и использовании тех возможностей, которые не приведены еще в действие.

Контроль бывает предварительный, текущий и последовательный . Возможности предварительного контроля особенно важны до начала исполнения решения, что поможет определить оптимальный вариант его реализации. Ключевая цель предварительного контроля – уточнение формулировки целей, методов их достижения, выявление наличия всех необходимых предпосылок для выполнения задания в установленные сроки.

Текущий контроль осуществляется с момента начала работ по реализации решений вплоть до полного их завершения. В его рамках производится уточнение параметров достигнутого, анализ и сравнение с плановыми заданиями, вносятся необходимые коррективы в целях достижения оптимального конечного результата.

Особенно важен последующий контроль или контроль по результатам . Контроль позволит проанализировать, почему достигнут именно такой итог. Главная цель последующего контроля – использование всего лучшего в будущем для повышения эффективности работы организации. Результаты последующего контроля обязательно обсуждаются на собрании всех исполнителей решения, с конкретным анализом достоинств и недостатков проделанной работы. Сопоставление и оценка реально достигнутого результата в сравнении с заданием должны осуществляться с использованием точной и достоверной информации.

В прошлой статье мы с вами разобрали процесс , теперь же предлагаю вам обсудить как контролировать выполнения плана.

Основная задача руководящего звена не только правильная постановка планов, но и четкий контроль выполнения плана . Для того чтобы компания работала слаженно, как единый механизм, необходимо внедрять новые системы управления , а также использовать инновационные программные разработки, которые позволяют автоматизировать процесс контроля, сделать его более качественным и эффективным.

Чем раньше на предприятии будет налажена эффективная , тем более «безболезненно» пройдет этот процесс. Любые изменения в работе действующей компании влекут за собой перестройку определенных бизнес-процессов, переобучение сотрудников, прививание им новой культуры, дополнительные финансовые затраты.

К непосредственным обязанностям руководителя компании относятся:

правильная постановка планов;
четкое разграничение ответственности и полномочий;
контроль выполнения плана.

Кроме того, руководитель определяет, какие инструменты автоматизации для выполнения этих функций он будет использовать. В современной компании, где бизнес-процесс сопровождается огромным количеством задач и обязанностей, справиться вручную с делегированием обязанностей и контролем практически невозможно. Для этого следует использовать , которые призваны автоматизировать и облегчить процесс управления, сэкономить время руководства, затрачиваемое на контроль выполнения плана.

Постановка задач

Задачи, которые руководитель ставит перед своими подчиненными, должны быть конкретными. Устные задания без четкого указания определенным исполнителям, без определения зоны ответственности и сроков имеют низкую эффективность. Практика показывает, что в подавляющем большинстве случаев, что результат таких задач неудовлетворенный.
Основные правила постановки задач:

выданные задачи необходимо чтобы исключить ситуации, когда о поручении, о его содержании или сроке выполнения могут забыть;
задача должна быть конкретной и содержать все детали (срок выполнения, исполнитель и т. д.);
большие задачи нужно разбивать на несколько подзадач и устанавливать промежуточный контроль выполнения плана;
обязательно должны быть указаны срок и приоритет выполнения;
нужно указывать средства, которые следует использовать для выполнения планов;
нужно назначить исполнителя (соисполнителей), а также контролирующих.

Контроль выполнения

Неопытные руководители часто делают одну ошибку — стараются контролировать каждый шаг сотрудников. Такой подход может быть оправдан лишь в некоторых случаях:

при введении новых направлений деятельности;
при выполнении задач новыми сотрудниками;
при работе с особыми клиентами.

В таких случаях вмешательство руководителя будет оправдано. Он может перепроверить, пересчитать, чтобы исключить дополнительные риски.

В других ситуациях необходимо передать исполнителям большую часть ответственности, однако делать это следует постепенно. Выполнение сложных задач — это хороший способ для сотрудников научиться самостоятельности, преодолеть страхи, научиться брать на себя ответственность и принимать решения.

Инструменты постановки и контроля задач

После того как на предприятии руководящий состав научился правильно формулировать и формировать задачи, контролировать выполнение плана , выстроил исполнительскую дисциплину, следует выбрать инструмент автоматизации процессов контроля выполнения планов — .

Если руководитель регулярно ставит определенные задачи перед исполнителями, ему просто необходим таск-менеджер или по-русски . Это должна быть удобная утилита, простая в использовании и максимально функциональна. В ней должно быть можно описывать задачу, указывать исполнителя, дату контроля.

Простая CRM система позволяет :

устанавливать задачу в течение нескольких минут — руководитель выбирает ответственного сотрудника, устанавливает сроки, может разбить одну задачу на несколько подзадач;
учитывать время выполнения поручения, есть возможность обсуждения задачи, внесения комментариев, добавления или смены исполнителей, соисполнителей, контролирующих;
таск-менеджер учитывает время выполнения задач, дает возможность обсуждения каждой задачи, комментирования, добавления участников, смены исполнителей;
можно следить за ходом выполнения задачи сразу же после ее постановки;
напоминание исполнителю и контролирующему о наступлении срока выполнения задачи;
вносить отчет исполнителю о выполнении;
переносить срок выполнения задачи, если руководитель считает это целесообразным;
формировать отчеты, в том числе об исполнительской дисциплине.

Как инструмент для управления задачами и контроля выполнения плана, позволяет сэкономить немало времени, значительно повысить эффективность управления , а также является незаменимым инструментом для развития бизнеса.

32. Контроль и анализ выполнения плановых заданий

Текущую деятельность предприятия можно охарактеризовать со стороны показателей объема реализации и прибыли. По каждому значению установлены свои прогнозируемые значения или нормативы. Для контроля и анализа выполнения плановых заданий используется метод построения таблиц с плановыми и фактическими значениями, сравнение которых и представляет интерес. Особое значение здесь приобретает планирование по центрам финансовой ответственности (структурное подразделение, участвующее в построении планов и отвечающее за их исполнение в пределах своих полномочий).

В зависимости от критериев выделяют следующие типы центров ответственности:

1) затратообразующий – служба, берущая за основу в своей работе смету расходов, утвержденную на предприятии. Данному центру трудно определить уровень доходов предприятия, поэтому вся работа концентрируется на затратах (например, бухгалтерия компании);

2) доходообразующий – служба, руководитель которой отвечает за получение доходов (например, отдел продаж). Данный центр не несет ответственности за затратную часть деятельности предприятия, но от него напрямую зависит уровень дохода. Конечно, здесь не исключается наличие затрат, но контроль этих затрат со стороны руководства не осуществляется;

3) прибылеобразующий – подразделение, основным критерием работы которого являются рентабельность и прибыль. Чаще всего это дочерние компании и т. д.;

4) инвестиционно-развивающий – центр, который отвечает не только за прибыльность и рентабельность, но также имеет возможности и полномочия инвестирования.

Постановка плановых заданий определяется в зависимости от типа центра ответственности.

Таким образом, руководство предприятия устанавливает плановое задание, для выполнения которого выделяются соответствующие ресурсы, утверждается политика взаимодействия со сторонними организациями и т. д. Выход за эти рамки невозможен. По истечении планового периода анализируется степень исполнения плановых заданий, в случае нарушений выявляются ответственные, т. е. при планировании деятельности:

1) руководство предприятия выделяет несколько критериев оценки, а также устанавливает их плановое значение;

2) анализ и оценка эффективности работы центра финансовой ответственности производится на основании выполнения утвержденного плана по установленным критериям;

3) руководители структурных подразделений наделяются необходимыми для выполнения плановых заданий ресурсами;

4) руководители центров финансовой ответственности обладают полной свободой касательно имеющихся в их распоряжении ресурсов.

Для повышения эффективности работы структурных подразделений в отношении выполнения плановых показателей на предприятиях вводится система материального стимулирования работников, т. е. за выполнение или перевыполнение плана, закрепленного за отдельным структурным подразделением, сотрудники данной службы премируются, что в дальнейшем (как показывает практика) повышает результативность работы.